Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel du CRTC - 2024-2025

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi). Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour la période de rapport commençant le 1^er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 2 de la Loi stipule qu’elle « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La Loi protège également de la communication non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, stocker et communiquer des renseignements personnels et en disposer.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui réglemente le secteur canadien des communications dans l'intérêt du public. Le CRTC organise des consultations publiques sur les questions de télécommunications et de radiodiffusion et prend des décisions sur la base du dossier public.

Le CRTC agit en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit notamment de la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, de la Loi sur Bell Canada, de la Loi sur la radiodiffusion, de la Loi sur les télécommunications, de la Loi canadienne anti-pourriel, de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de la Loi sur les nouvelles en ligne et de la Loi électorale du Canada, qui comprennent des dispositions mettant en place le Registre de communication avec les électeurs.

Le rôle du CRTC consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui sont importants pour eux, en prenant des décisions et en établissant des règles, en répondant aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’en rendant compte aux Canadiens des progrès et des résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux se trouvant dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux se trouvant dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information et se rapporte directement au dirigeant principal de l’information, dirigeant principal des données.

Lorsqu’il est doté de tout son personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte 8 employés nommés pour une période indéterminée et 1 étudiant. Parmi ces 8 employés, 7 se consacrent à l’application des lois à temps plein et 1 se consacre au support administratif de l’équipe de l’AIPRP. Pour la période de rapport 2024-2025, les postes dotés relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels équivalaient à 0,400 équivalent temps plein (ETP), dont 0,200 ETP composé d’employé à temps partiel ou occasionnel. Le Bureau de l’AIPRP n’a pas d’employé régionaux.

En 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a engagé des coûts estimés à 40 530 $ en salaire pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les secteurs du CRTC pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Décret de délégation

La présidente et première dirigeante du CRTC a émis un décret de délégation officielle en vertu du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ce décret de délégation, la présidente délègue l’autorité d’exercer les pouvoirs, les tâches et les fonctions qui lui sont conférés à titre de responsable de l’institution gouvernementale en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La délégation s’applique aux personnes qui occupent les postes précisés à l’annexe ci-jointe. Ces pouvoirs délégués concernent spécifiquement les responsabilités en matière d’administration et de conformité selon la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ce décret de délégation remplace tous les décrets de délégation antérieurs liés au CRTC, en tout ou en partie.

Le décret de délégation a été signé et est entré en vigueur le 25 juillet 2023.

Une copie signée de la délégation se trouve à l’annexe A.

Rendement 2024–2025

Section 1 : Demandes sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes

Au cours de la période de rapport 2024-2025, le Bureau de l'AIPRP du CRTC a reporté 1 demande de la période 2023-2024 et a reçu 19 nouvelles demandes, pour un total de 20 demandes. Cela représente plus du triple des 6 demandes enregistrées au cours de la période de référence précédente.

Section 2 : Demandes fermées pendant la période visée

Disposition et délai de fermeture

En 2024-2025, un total de 19 demandes ont été fermées. De ce nombre, 13 ont donné lieu à 1 réponse « Aucun document n’existe  » et tous ont été fermés dans un délai de 0 à 15 jours. De plus, 4 demandes ont été abandonnées par les demandeurs : 2 dans le délai de 0 à 15 jours, une entre 16 et 30 jours et 1 dans un délai de 31 à 60 jours. Il y a eu 2 demandes pour lesquelles des dossiers ont été divulgués en partie, qui ont toutes 2 étés fermés dans un délai de 31 à 60 jours.

En 2023-2024, sur les 6 demandes fermées, 2 ont été divulguées dans leur intégralité, 1 a été divulguée en partie et 3 n’avaient aucun document.

Exemptions et exclusions

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions qui peuvent être appliquées pour refuser de divulguer des renseignements relatifs à l’intérêt public ou privé particulier. Le CRTC a utilisé 2 exemptions ; l’article 26, qui protège les renseignements concernant une autre personne, et l’article 27, qui protège les renseignements personnels en raison du secret professionnel de l’avocat.

Comme l’année précédente, aucune exclusion n’a été utilisée par le CRTC en réponse aux demandes de renseignements personnels.

Format des documents communiqués

En 2024-2025, 2 fichiers ont été publiés en format électronique, tandis qu’en 2023-2024, 3 fichiers ont été publiés en format électronique.

Section 2.1 : Complexité

Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2024-2025, un total de 1 541 pages ont été traitées, ce qui représente une augmentation significative de 817 % par rapport à 2023-2024, et 507 pages ont été communiquées, ce qui représente également une augmentation de 299 % par rapport à l'année précédente.

Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

En 2024-2025, sur les 19 dossiers fermés, 2 ont donné lieu à des divulgations partielles : une comprenant plus de 400 pages traitées et près de 200 communiquées ; et l’autre près de 1 000 pages traitées et plus de 300 communiquées. De plus, 1 demande a été abandonnée par le demandeur après que 103 pages avaient déjà été traitées.

Au cours de la période de rapport précédente (2023-2024), sur les 6 dossiers fermés, 3 contenaient des documents, avec une moyenne de 56 pages par dossier.

Autres complexités

En 2024-2025, il n’y avait pas de dossiers qui reflétaient d’autres complexités.

Section 2.2 : Demandes fermées

Au cours de la période de rapport 2024-2025, les 19 demandes fermées ont été traitées dans les délais prévus par la Loi, ce qui a entraîné un taux de conformité de 100 %. En revanche, la période 2023-2024 a vu 5 des 6 demandes fermées à temps, ce qui a entraîné un taux de conformité de 83 %. Cela représente une amélioration de 20 % du taux de conformité d’une année à l’autre et souligne les efforts continus pour répondre aux exigences législatives malgré l’augmentation de la charge de travail.

Section 2.3 : Présomption de refus

Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

En 2024-2025, le CRTC n’avait aucune plainte pour présomption de refus.

Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période de rapport.

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée conformément aux dispositions des alinéas a) à m).

De plus, selon le paragraphe 8(5), dans le cas prévu à l’alinéa 8(2)m), le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au commissaire à la protection de la vie privée. Pour la période de rapport, il n’y a eu aucune communication de renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi. Au cours de la période de rapport, le CRTC n’a reçu aucune demande de communication de documents en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi.

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

En 2024-2025, comme l’année précédente, aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été reçue ou fermée au cours de la période de rapport.

Section 5 : Prorogations

Motifs des prorogations et disposition des demandes

La Loi permet aux ministères de proroger le délai prévu, s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours.

L’article 15 de la Loi permet une prorogation dans les cas suivants :

• Alinéa 15(a) i) : observation du délai original entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale ;
• Alinéa 15(a) ii) : des consultations, y compris au sujet de documents confidentiels du Cabinet, sont nécessaires pour donner suite à la demande dans le délai original ;
• Alinéa 15(b) : davantage de temps est exigé pour la traduction ou dans le transfert des renseignements personnels sur support de substitution.

Durée des prorogations

En 2024-2025, parmi les 19 demandes reçues, 3 prorogations ont été prises pour interférence avec les opérations.

Section 6 : Consultations

Demandes de consultations reçues par d’autres institutions et organisations

Aucune consultation émanant d’une autre institution du gouvernement du Canada ou par d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période de rapport.

Consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Demandes auprès des services juridiques

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée aux services juridiques au cours de la période de rapport.

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé au cours de la période de rapport.

Section 7 : Plaintes et enquêtes

En 2024-2025, aucune plainte n’a été reçue (article 31), et il n’y avait aucune plainte en suspens concernant la protection de la vie privée de l’année précédente.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aucune EFVP n’a été effectuée au cours de la période de rapport.

Formation

Tout au long de la période de rapport 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a offert une séance de formation à tous les employés et à la direction du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP continue de souligner les rôles et les responsabilités de tous les employés en vertu de la Loi, en fournissant un soutien individuel continu au moyen de réunions individuelles.

Au cours de la même période, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a entrepris une évaluation des besoins en formation. Cela a nécessité des consultations avec divers secteurs afin de déterminer les principaux points à améliorer. L’objectif est de créer un programme de formation complet accessible à tous les employés du CRTC.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section dédiée qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC demeure déterminé à explorer de nouvelles stratégies pour accroître la sensibilisation dans l’ensemble du Conseil.

Politiques, lignes directrices et procédures

Info Source

Info Source est une série de publications qui fournissent des détails sur le gouvernement du Canada et ses activités de collecte de données. Elle appuie l’accès du public à l’information et à l’exercice des droits conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information.

L’Info Source du CRTC est disponible sur son site Web, qui offre également de l’information sur les politiques, la structure et les coordonnées du CRTC. Conformément aux exigences fédérales en matière de divulgation proactive, le site comprend les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires des demandes d’accès remplies et les titres des documents d’information.

Le Bureau de l’AIPRP du CRTC tient à jour un manuel interne pour assurer des pratiques uniformes et soutenir les nouveaux analystes.

Plaintes

En 2024-2025, aucune plainte n’a été reçue. Et il n’y avait aucune plainte en suspens de l’année précédente.

Surveillance de la conformité

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes de renseignements personnels complètement et en temps opportun. Par conséquent, le coordonnateur de l’AIPRP tient des réunions hebdomadaires avec les analystes afin d’examiner le respect des délais, et des réunions avec les experts en la matière pour faire le point sur l’état d’avancement des dossiers en suspens et des récupérations.

Violations de la vie privée

Au cours de la période de rapport, le CRTC n’a pas subi d’atteintes graves à la vie privée.

Communication pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, l’intérêt public l’emporte sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la communication ou lorsqu’il est clairement dans l’intérêt fondamental de l’individu de les communiquer.

Au cours de la période de rapport, le CRTC n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussignée, Présidente et première dirigeante du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l'article 73 (1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels *, délègue à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de la Présidente et première dirigeante en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d'un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21